Se você é microempreendedor individual, já deve ter percebido o quanto é difícil manter as coisas organizadas no seu negócio, não é verdade? Por menor que ele seja, ainda existem rotinas que precisam de controle como, por exemplo, as operações de caixa e o lançamento das vendas. Para realizar o controle dessas rotinas, o sistema PDV para MEI é, certamente, uma excelente opção para a sua empresa.
Além disso, um bom software PDV também pode fornecer recursos extras, integrando estoque, finanças e fornecendo ferramentas para melhorar a fidelidade do consumidor. Contudo, as funcionalidades que você terá acesso vão depender de qual sistema PDV você vai escolher para o seu negócio.
Neste artigo, você vai descobrir o que é um sistema PDV para MEI, bem como essa ferramenta pode ajudar no dia a dia do seu negócio. Além disso, vamos indicar alguns recursos úteis que podem ajudar você a aumentar as vendas e melhorar o seu relacionamento com o cliente.
Tenha uma ótima leitura!
O que você vai aprender nesse post:
Como um sistema PDV para MEI pode ajudar no dia a dia do microempreendedor individual
Sistema PDV gratuito para MEI x Sistema PDV pago
Quais são os principais recursos que um sistema PDV para MEI deve possuir
O que é um sistema PDV?
Um sistema PDV é, basicamente, uma ferramenta de software utilizada no ponto de vendas (ou frente de caixa como também é conhecido) para registrar as operações de caixa, o lançamento das vendas e auxiliar no atendimento ao consumidor.
Neste contexto, o sistema PDV para MEI é um programa, seja para computador, tablet ou celular com essa mesma finalidade. Entretanto, ele é pensado e desenvolvido para atender as necessidades específicas do microempreendedor individual, porém, com a mesma eficiência dos sistemas para as outras empresas.
Como um sistema PDV para MEI pode ajudar no dia a dia do microempreendedor individual?
Existem bons motivos para o microempreendedor utilizar um software no ponto de vendas. O primeiro deles é a automatização de tarefas que o empreendedor normalmente precisa realizar.
É comum o MEI utilizar o caderninho ou planilhas para fazer o controle e o lançamento das informações de vendas e de clientes. Entretanto, essas ferramentas não oferecem nenhuma garantia de segurança ou qualidade, já que seus dados são informados manualmente pelo empresário.
Com um sistema PDV para MEI, o empreendedor automatiza o lançamento das vendas, garantindo a qualidade e a segurança dessas informações. Além disso, elimina o retrabalho, permitindo ter mais tempo para se concentrar na operação e na gestão do negócio.
Um sistema PDV também vai ajudar você a ter maior segurança nas operações do caixa, principalmente se houver outras pessoas manuseando o PDV.
Além de automatizar os lançamentos, a ferramenta pode oferecer funcionalidades para auditoria das operações, como o fechamento do caixa. Ademais, o sistema também deve registrar as movimentações de suprimento e retirada de valores da gaveta, aumentando assim a rastreabilidade dessas operações.
Outro benefício do sistema é aumentar a agilidade do atendimento, principalmente quando você precisa atender mais pessoas.
Essas ferramentas são desenvolvidas para facilitar a operação, permitindo que o lançamento das vendas sejam realizados rapidamente, em segundos. Ainda, é possível integrar dispositivos, como leitores de códigos de barras, tornando o atendimento mais prático e eficiente, melhorando a percepção de qualidade.
Outra razão para o MEI utilizar um software no ponto de vendas é atender a legislação.
Existem ocasiões em que o microempreendedor individual é obrigado a fazer a emissão do documento fiscal como, por exemplo, ao vender para outra empresa. Desse modo, ter um PDV para MEI que permita a emissão fiscal pode ajudar você a atender ao fisco e, de quebra, aumentar as oportunidades de negócio.
Sistema PDV gratuito para MEI x Sistema PDV pago
Ao realizar uma busca rápida na internet, você encontrará pelo menos uma dezena de soluções de software PDV para MEI. Entretanto, para o contexto deste post, vamos dividir essas soluções em duas principais categorias: o sistema PDV gratuito para MEI e os softwares PDV pagos.
PDV gratuito para MEI
O PDV gratuito para MEI é uma ferramenta que o microempreendedor pode adquirir sem custos, normalmente como parte de um sistema maior (pago). Nesse caso, a empresa desenvolvedora disponibiliza uma versão do sistema gratuita com menos recursos para, no futuro, vender uma versão mais completa para o cliente.
Outras empresas podem oferecer ainda uma versão gratuita do PDV e cobrar pela liberação de recursos adicionais como, por exemplo, a emissão dos documentos fiscais.
Sistema PDV pago
Um software PDV pago normalmente oferece um número maior de recursos para o empreendedor, seja ao nível de funcionalidades, atendimento ou ambos. Vale ressaltar que, mesmo um PDV sendo pago, ele ainda pode fazer parte de um sistema maior como, por exemplo, um sistema de gestão ERP. Isso permite que você escale a sua solução à medida que o negócio segue crescendo, a custos normalmente razoáveis.
Outra característica das soluções pagas está relacionada ao potencial de integração, tanto interna, quanto externa (outros sistemas ou APIs). Contudo, quanto maior for o nível de integração da ferramenta, maiores costumam ser os custos da solução para o empreendedor.
Qual PDV para MEI escolher? O gratuito ou o pago?
Na realidade, não existe uma resposta certa ou definitiva para essa pergunta. Entretanto, existem algumas questões relevantes e importantes que o microempreendedor deve considerar na hora de escolher a solução PDV para o seu negócio.
Necessidades
A primeira delas tem relação às necessidades do negócio e, consequentemente, do microempreendedor.
Quais são as principais necessidades atuais e futuras do negócio? O que você espera do sistema que você pretende colocar na sua empresa? Quais os problemas (passados ou atuais) que o negócio possui? Essas perguntas ajudarão você a entender melhor a situação atual da empresa, criando uma expectativa clara sobre os recursos que o sistema deve disponibilizar.
Tecnologia
Em segundo lugar, é importante entender qual é a tecnologia e como ela será entregue ao empreendedor.
O sistema PDV é uma plataforma web acessada via navegador? Ou um software que vai rodar instalado no computador? É um aplicativo para smartphone ou outro dispositivo móvel? Como o empresário vai fazer uso da ferramenta também é muito importante e precisa de uma boa avaliação.
Se for uma ferramenta web, por exemplo, se você ficar sem acesso à internet, talvez não seja possível acessar o PDV, prejudicando a sua operação. Se for um aplicativo em um celular, talvez não haja capacidade técnica para ter todos os recursos para atender a necessidade da sua empresa.
Atendimento
Outro fator importante a se considerar antes de escolher a ferramenta para o ponto de venda é o atendimento. Como se realizará o treinamento? Durante o processo será oferecido acompanhamento técnico? E o suporte? É importante lembrar que as versões gratuitas das soluções podem conter limitações quanto a forma de atendimento.
Você pode, por exemplo, não ter acesso a um treinamento humanizado, sendo direcionado ao canal de vídeos explicativos ou a tutoriais online. O atendimento de suporte pode ser feito por meio de uma central de ajuda online ou comunidade, dificultando bastante a adaptação e sobrecarregando o empreendedor.
É óbvio que existem cenários onde um PDV gratuito para MEI pode ser uma ótima opção, principalmente em negócios muito pequenos.
Se você está começando agora e não tem muitos recursos, uma versão gratuita pode ajudar você a começar com o mínimo de controle necessário. Possuir algum conhecimento de tecnologia pode ser bastante útil, principalmente quando for necessário acessar uma central de ajuda para aprender ou corrigir algum problema.
As versões pagas, normalmente, oferecem mais recursos e um atendimento melhor, principalmente se você não tem muito tempo para se envolver.
Geralmente, uma solução paga vai disponibilizar um canal de atendimento mais eficiente. Dessa forma, você vai encontrar uma equipe de apoio para auxiliar tanto na solução de problemas, quanto tirar dúvidas ou ensinar a usar a ferramenta.
Quais são os principais recursos que um sistema PDV para MEI deve possuir?
Separamos para você alguns recursos bastante importantes que um bom PDV para MEI deve possuir para atender as necessidades do seu negócio. Obviamente, alguns recursos são mais importantes do que outros, dependendo do segmento de negócio ou tamanho da empresa.
Ainda assim, você deveria avaliar cuidadosamente se não seria necessário possuir cada um desses recursos no seu negócio.
Abertura e Fechamento de caixa
A abertura e o fechamento do caixa são rotinas importantes e devem ser controladas, principalmente se o caixa for operado por outras pessoas.
No registro de abertura, você vai identificar o valor na gaveta que utilizará como troco, bem como o operador responsável por esse caixa. Assim, todas as movimentações ficam registradas em nome desta pessoa, facilitando o rastreamento de quem fez essas operações.
Ao final do dia (ou do turno) você pode fazer o fechamento desse caixa, apurando os valores movimentados e validando sobras ou faltas no caixa.
Sangrias e suprimentos
Também é importante que você consiga fazer o controle dos valores que entram e saem do caixa, fora da rotina de vendas.
Às vezes é necessário retirar um pequeno valor do caixa para fazer um pagamento ou apenas para não deixar um volume muito alto na gaveta. Em outros casos você pode, por exemplo, precisar aumentar o valor disponível para troco.
Nesses casos, é essencial que você consiga registrar essas operações para não haver erros na apuração dos valores movimentados e no fechamento do caixa.
Suporte para as principais formas de pagamento
Um bom PDV para MEI também deve oferecer suporte para as principais formas de pagamento do mercado, principalmente cartões e PIX.
Oferecer formas de pagamento adequadas às necessidades do público pode ser uma ótima opção para manter a fidelidade do cliente. Além disso, também pode ajudar a gerar novas oportunidades de vendas.
Recebimento direto no PDV
Se você trabalha com vendas a prazo ou no crediário, permitir o recebimento da dívida dos clientes diretamente pelo PDV pode ser uma ótima possibilidade.
Em primeiro lugar, como o consumidor vai retornar ao estabelecimento para realizar o pagamento, você terá a oportunidade de realizar uma nova venda para esse cliente. Não é interessante?
Outra vantagem em realizar o recebimento de parcelas direto pelo PDV é o aumento da agilidade no atendimento.
Nesse caso, o cliente não precisará mais se deslocar entre os setores da empresa para efetuar o pagamento. O operador realizará o recebimento diretamente no caixa, garantindo total controle e segurança no processamento dessas informações.
Promoções
As promoções fazem parte de um conjunto de funcionalidades que deveriam estar presentes em um sistema PDV para MEI, mas nem sempre estão disponíveis.
Recursos como descontos, venda a prazo, crediário ou cashback podem ser uma ótima forma de estimular as vendas e fidelizar ainda mais o seu cliente.
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Emissão dos documentos Fiscais
A emissão dos documentos fiscais, como a NF-e e a NFC-e, já é obrigatória para a maioria dos segmentos no Brasil. Entretanto, para o microempreendedor individual a legislação funciona de forma um pouco diferente.
Em via de regra, segundo consta no próprio site do governo federal, MEI não é obrigado a emitir a nota fiscal, exceto nos seguintes casos:
- Sempre que vender ou prestar serviços para outra pessoa jurídica (empresas ou governo), independente do tamanho;
- Quando seus clientes (pessoa física) solicitarem, conforme o código de defesa do consumidor;
- Sempre que precisar enviar o produto para o cliente, independente se for empresa ou pessoa física, como, por exemplo, venda pela internet, telefone ou catálogo.
Nesses casos você deve estar preparado para fazer a emissão dos documentos fiscais e atender a legislação.
Relatórios
Um sistema PDV para MEI também deve oferecer ao empreendedor dados para realizar o acompanhamento e a gestão das vendas.
Os relatórios são uma parte importante e fornecem ao microempreendedor individual informação de qualidade para uma boa tomada de decisão. Além disso, permite que o empresário possa entender como está o desempenho das vendas, bem como dados de vendas de produtos e serviços da empresa.
