Como organizar a rotina de trabalho: 13 passos para ser um empreendedor mais produtivo.

Se você é dono de um pequeno negócio, sabe como é difícil manter a organização e realizar todas as tarefas do dia, não é verdade? Sendo assim, não tenho dúvida que você entende a necessidade de organizar a sua rotina de trabalho e a interferência direta disso no seu desempenho. 

Desse modo, o empreendedor que deseja ser mais produtivo no seu dia a dia precisa dominar essa habilidade e fazer uma boa gestão do seu tempo. Afinal, todos nós queremos ser mais eficientes, alcançar resultados e chegar ao final do dia com a sensação de dever cumprido, não é mesmo?

Esse é meu objetivo com esse conteúdo de hoje. Neste post você vai entender a importância e como organizar a rotina de trabalho para ser um empreendedor melhor e mais eficiente todos os dias.

Não esqueça de se inscrever em nossa newsletter para receber mais conteúdos úteis como este, diretamente no conforto do seu e-mail.

Quer fazer acontecer 🚀? Vem comigo!

Por que devemos organizar a nossa rotina de trabalho?

Sabe aquela sensação estranha de chegar no final do dia de trabalho acreditando que poderia ter feito muito mais? Estou certo de que isso já aconteceu pelo menos uma vez com a maioria de nós.

Como empreendedores, estamos diretamente envolvidos nos processos da empresa, seja no atendimento ao cliente, no abastecimento ou na gestão do negócio. Dessa forma, muitas das vezes, não temos tempo para avançar com projetos que são realmente importantes tanto para organização, quanto para crescimento das nossas empresas.

Em contrapartida, as tarefas diárias seguem se acumulando, em um loop quase infinito, dia após dia, o que aumenta ainda mais o stress e o desconforto.

Portanto, entender a importância e saber como organizar a rotina de trabalho é fundamental se você busca ser mais eficiente e fazer o dia render mais.

Uma boa organização da rotina pode ajudar você a resolver esses e outros problemas. Separei os 5 principais benefícios de uma boa organização da rotina e como ela pode ajudar você a fazer mais e melhor, todos os dias:

• Produtividade: uma vez que você saiba como organizar a rotina de trabalho, será capaz de realizar mais tarefas importantes para seu negócio, dentro do prazo.
• Qualidade: você também será capaz de entregar tarefas com mais qualidade, reduzindo as chances de errar ou realizar atividades que não estavam programadas.
• Tempo: uma boa organização também permitirá que você tenha mais tempo para se dedicar às coisas realmente importantes para você e para a sua empresa.
• Resultados: melhorar a organização possibilitará que você alcance seus objetivos e metas com mais facilidade, melhorando a performance profissional e a eficácia no seu negócio. 
• Bem-estar: organizar a rotina torna o trabalho mais previsível e gerenciável, reduzindo o stress e os sentimentos de frustração, desconforto e ansiedade.

Vale lembrar que a organização é uma das qualidades essenciais para os empreendedores bem sucedidos.

Leia mais: 10 principais características de um empreendedor de sucesso

Como organizar a rotina de trabalho em 13 passos

Como podemos perceber, organizar a rotina de trabalho oferece uma série de benefícios para o empreendedor, melhorando muito sua produtividade e a qualidade de vida.

Entretanto, isso não é suficiente. Dessa maneira, além de entender a importância desse planejamento, também precisamos aprender como organizar a nossa rotina de trabalho de uma maneira realmente eficaz.

Contudo, antes de continuar, preciso ser bastante honesto com você sobre isso. Se você deseja realmente ser mais produtivo na sua rotina diária de trabalho, fique sabendo que nem sempre é uma tarefa fácil. 

Aumentar a produtividade requer muita, muita disciplina!

Assim, você precisa estar disposto a respeitar seu planejamento, prazos e prioridades, assim como evitar distrações, durante a maior parte do tempo, todos os dias. Somente dessa forma você conseguirá alcançar resultados consistentes ao longo do tempo.

Com certeza essa é uma das principais razões para algumas pessoas conseguirem ter sucesso e serem mais produtivas e outras não.

A seguir, listei 13 passos essenciais para ajudar você a aprender como organizar a sua rotina de trabalho de forma simples e eficiente. Contudo, fique a vontade para adaptar o seu processo de planejamento e organização da rotina da forma que funcionar melhor para você, beleza?

1. Mudança de mentalidade

Se você acredita que não tem tempo para nada, nem para planejar e organizar a sua rotina, deveria começar mudando a própria forma de pensar.

Essa é uma das principais crenças limitantes e impede que os empreendedores consigam usufruir totalmente dos benefícios de uma rotina profissional organizada. 

Sendo assim, você precisa acreditar que tirar uns minutos para planejar o seu dia pode ajudá-lo a alcançar os resultados desejados para o seu negócio.

2. Organize os seus horários

A principal ação que o empreendedor deve realizar para criar uma rotina saudável consiste em estabelecer horários para realizar atividades e tarefas durante o dia.

Contudo, não estou falando apenas do aspecto profissional da rotina. É essencial que o empreendedor equilibre tanto a vida profissional quanto a vida pessoal em sua organização, reservando tempo para família e lazer, por exemplo.

Consequentemente, estipular horários para realização das atividades fornece um escopo temporal importante, permitindo que você tenha uma melhor gestão do seu tempo. 

Para realizar a organização dos seus horários você pode (e deve) utilizar algum tipo de ferramenta, até mesmo uma agenda física. Contudo, em dias de transformação digital, vou sugerir algumas ferramentas que podem ser muito úteis como Google Agenda, Keep, Trello, Notion, dentre outros recursos digitais.

Lembre-se de que todos nós temos um dia de 24 horas. O que muda é como organizamos e utilizamos o tempo que temos a nosso favor.

3. Coloque o espaço de trabalho em ordem

Uma etapa importante, que tem impacto direto em nossa produtividade é a organização do espaço de trabalho. Desse modo, lute com todas as suas forças para garantir que o espaço de trabalho esteja sempre limpo e arrumado para a execução das atividades.

Manter o espaço de trabalho organizado vai impedir que você perca tempo procurando por recursos, além de deixar o ambiente mais favorável à prática profissional.

4. Trace metas alcançáveis

Após estabelecer os horários para realização das rotinas profissionais, também é importante definir metas e objetivos claros para o seu dia de trabalho. Essa é uma etapa importante e vai ajudar você a manter o foco naquilo que é mais relevante para alcançar os resultados esperados.

Entretanto, ao projetar as metas inteligentes para o seu dia, seja realista! Mantenha-se conectado aos horários pré-estabelecidos e evite definir metas que são impossíveis de realizar.

Além disso, leve em consideração o tempo para realização das atividades programadas e também para lidar com alguns imprevistos que podem ocorrer.

5. Crie uma boa lista de tarefas

Agora que já organizou os horários e tem metas claras e objetivas para o dia, chegou a hora de montar a sua lista de tarefas. Entretanto, antes de seguir em frente, precisamos lembrar das diferenças entre as tarefas de rotina, atividades e projetos.

• Tarefas de rotina são aquelas tarefas que realizamos de forma repetida, com alguma frequência, seja diária, semanal ou mensal.
• Atividades são as ações que vão aparecendo durante a execução da rotina, mas não possuem repetição.
• Projetos são ações complexas que precisam de mais planejamento ou serem realizadas em várias etapas (várias atividades).

Comece colocando todas as suas tarefas, atividades e “projetos” no papel ou em uma ferramenta como o Google Keep, Trello, E-mail ou outra forma de lista. Logicamente, as tarefas de rotina devem possuir um espaço reservado para execução quando você estiver organizando os seus horários.

Além disso, tenho outra informação importante para você: não confie demais na sua memória. 

É muito comum não colocarmos algumas tarefas na lista para realizarmos depois e acabar esquecendo. Desse modo, coloque tudo (absolutamente tudo mesmo) na sua lista de tarefas.

Eventualmente, algumas tarefas que estarão presentes na sua lista terão uma data ou horário em que devem ser realizadas. Assim, mantenha isso registrado ao colocar essas atividades na lista. Essa informação pode ser importante, por exemplo, para ajudar você na hora que precisar definir as prioridades para a agenda do dia.

6. Delegue, sempre que possível

Se você possui uma equipe ou pessoas que podem ajudar você no seu dia a dia, deveria considerar delegar algumas tarefas. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e realizar mais diariamente, de maneira equilibrada e dividindo as responsabilidades com outros membros da equipe.

Se você é do tipo centralizador e acredita que somente você é capaz de realizar todas as coisas, de que serve os seus funcionários? Essa crença limitante pode estar sobrecarregando você e diminuindo os resultados do seu negócio, impedindo que você alcance suas metas e objetivos.

7. Defina as prioridades para o dia

Uma vez preparada a sua lista de tarefas, chegou o momento de organizar essas atividades na sua rotina de trabalho, não é mesmo? Entretanto, qual atividade deve ser realizada primeiro?

O primeiro passo é definir quais são as tarefas mais importantes e urgentes e devem ser realizadas primeiro. Tarefas relacionadas com, por exemplo, crises, prazos ou clientes, normalmente tem alta prioridade e devem ser feitas em primeiro lugar. 

Se você tem dificuldades para entender e definir quais tarefas são importantes ou urgentes de uma maneira geral, a Matriz de Eisenhower pode te ajudar.

Definidas as prioridades, distribua essas atividades na sua rotina de trabalho, conforme os horários estabelecidos na sua organização. Contudo, não esqueça de estipular um tempo para execução dessas atividades, evitando sobrecarregar o seu dia com tarefas que não poderão ser realizadas. 

8. Divida tarefas complexas em partes menores

Fazer um bom acompanhamento das tarefas durante a sua rotina de trabalho pode ser algo desafiador, principalmente para tarefas complexas, não é verdade? É quase impossível determinar o tempo e o que será necessário para realizar essas atividades, aumentando a sua dificuldade para encaixar esse tipo de ação em sua agenda.

Por conta disso, quebrar tarefas em atividades menores pode ser uma forma eficiente de organizar o trabalho e facilitar a realização dessas ações.

Além disso, permite que você faça um melhor planejamento do seu tempo e do que é necessário para realizar esses tipos de tarefas.

Esse comportamento também é benéfico para a sua motivação, permitindo um acompanhamento melhor do progresso do seu trabalho.

9. Faça uma atividade de cada vez

Um dos maiores mitos que um empreendedor pode acreditar é que ele é algum tipo de herói multi-tarefas. De fato, executar múltiplas tarefas ou várias atividades simultaneamente podem prejudicar muito a sua produtividade.

Em primeiro lugar, porque isso certamente vai dividir a sua atenção e o foco durante a realização dessas ações, tornando o trabalho normalmente mais lento.

Segundo, ao reduzir a atenção na ação que deve ser realizada, aumentam as chances de erro, diminuindo a qualidade do trabalho entregue. Além disso, você acabará perdendo a referência sobre a sua própria organização, deixando de priorizar atividades importantes para alcançar os seus objetivos.

Dessa forma, concentre-se em realizar uma atividade de cada vez, priorizando sempre as mais importantes e urgentes em primeiro lugar. Assim, você será capaz de iniciar e terminar tarefas importantes para o seu dia, melhorando a motivação e a qualidade do que se propôs a fazer.

10. Faça pausas regulares

Longas rotinas de trabalho podem ser desgastante para o empreendedor, minando sua energia e fazendo com que chegue ao final do dia exausto. Desse modo, é fundamental que você consiga encontrar o equilíbrio necessário para chegar no final do dia com alguma lenha para queimar.

Por isso, reserve alguns momentos dentro da sua rotina de trabalho para fazer uma pequena pausa. 

Aproveite essas ocasiões para beber água e se movimentar, por exemplo. Dessa maneira, você pode usar essas pequenas pausas no trabalho para recuperar a energia, reduzir a tensão e recuperar o foco. 

Existem algumas técnicas como a do pomodoro, por exemplo, que podem te ajudar a fazer essas pausas com intervalos regulares, sem impactar tanto na sua eficiência.

11. Evite distrações

Durante a execução da sua rotina profissional, muitas coisas vão demandar a sua atenção. 

Certamente, muitas delas não poderão ser ignoradas, entretanto, outras servirão apenas para roubar o seu tempo e distrair você. Notificações no celular, redes sociais, emails e ambientes de trabalho barulhentos podem, por exemplo, impedir que você mantenha o foco, diminuindo muito a sua produtividade.

Portanto, se você planeja ser uma pessoa mais organizada e mais eficiente na sua rotina deve, a todo custo, evitar estas distrações. 

Comece, por exemplo, estipulando horários para checar seus e-mails e redes sociais, silencie alertas desnecessários e mantenha alguns momentos na agenda para lidar com imprevistos.

Além disso, aprenda a lidar com a procrastinação. Por padrão, o nosso cérebro nos impele a adiar tarefas e decisões importantes, mesmo ciente das consequências. Sendo assim, procure manter a motivação alta e tenha sempre clara e visível suas metas e objetivos. 

Dividir tarefas grandes em várias atividades menores também pode ajudar você a avançar mais rapidamente e, de quebra, manter o gás lá no alto.

Use isso a seu favor!

12. Faça um balanço no fim do dia

Ufa! Chegamos no fim de mais um dia de trabalho e já podemos descansar, não é mesmo? Isso nem sempre é verdade…

Como já mencionamos anteriormente, aqui mesmo neste post, ter disciplina é a chave para você conseguir aumentar a produtividade de forma consistente. Contudo, é muito melhor quando você consegue aprender mais sobre você mesmo e sobre o que faz durante esse processo.

Reserve um tempo da sua rotina diária para avaliar tudo o que foi feito e se as metas para o dia foram atingidas. Desse modo, é mais simples visualizar o seu progresso, bem como o desenvolvimento dos seus projetos ao longo do tempo.

Aproveite também para avaliar o tempo gasto em cada atividade, por exemplo. Isso vai ajudar muito na hora de planejar a rotina do próximo dia, permitindo que você acelere ou reduza a velocidade durante a sua jornada. 

13. Reinicie o processo

Para ser um empreendedor de alto desempenho e ter um nível de produtividade superior, é necessário conseguir manter a eficiência ao longo do tempo. 

De fato, é fundamental que você consiga seguir o seu processo regularmente, com consistência pelo maior tempo possível até que isso se torne um hábito.

Além disso, procure aprender durante a sua jornada. Por mais que estes sejam passos importantes e demonstram como organizar a rotina de trabalho, você ainda pode melhorar. Assim, aproveite para aprender mais e tornar o seu processo ainda mais eficiente.